1. Administratorzy i kontakt
Administratorami danych są Marcin Arasimowicz i Marcin Albanowicz, prowadzący wspólnie działalność pod nazwą SUWALSKIE CENTRUM TACHOGRAFÓW Marcin Arasimowicz, Marcin Albanowicz s.c. (SCT), NIP 8442363235, REGON 380982626. Adres firmy: ul. Klonowa 17/2, 16-400 Suwałki. Adres serwisu i do korespondencji: ul. Raczkowska 165A, 16-400 Suwałki.
W sprawach danych osobowych napisz na sct.tachografy@gmail.com, zgłoś się do serwisu albo zadzwoń: +48 784 688 829 lub +48 784 564 539. Jest to wspólny kontakt do obu wspólników. Możesz wykonywać swoje prawa wobec każdego z nich.
2. Jakie dane i skąd
Przetwarzamy dane potrzebne do konkretnej sprawy: imię i nazwisko, nazwę firmy, dane kontaktowe i rozliczeniowe, NIP, dane osoby zlecającej lub odbierającej usługę, informacje o pojeździe (np. numer rejestracyjny i VIN), urządzeniu, wykonanych czynnościach, płatności oraz treść korespondencji i reklamacji.
Dane otrzymujemy od Ciebie, firmy zlecającej usługę, jej przedstawiciela lub kierowcy, z przekazanych dokumentów oraz z pojazdu lub urządzenia podczas prac. Dane identyfikacyjne i reprezentację firmy możemy sprawdzić w publicznych rejestrach CEIDG i KRS. Jeżeli działasz w imieniu klienta, przetwarzamy Twoje dane służbowe i informacje o umocowaniu w zakresie potrzebnym do obsługi zlecenia.
Przy czynnościach warsztatowych tachograf może zawierać dane kierowców, identyfikatory kart, zapisy aktywności, tras lub położenia. Dostęp do nich i pobieranie danych ograniczamy do zakresu właściwego dla czynności serwisowych i obowiązków warsztatu.
Przy korzystaniu ze strony i wysyłaniu formularza dostawcy infrastruktury otrzymują także dane techniczne, m.in. adres IP, czas połączenia i informacje o przeglądarce.
3. Cele i podstawy prawne
- Zapytanie, oferta i wykonanie umowy z osobą fizyczną: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania na Twoje żądanie przed umową i wykonanie umowy, której jesteś stroną.
- Kontakt z kierowcą, pracownikiem lub przedstawicielem firmy oraz pozostała korespondencja: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w sprawnej komunikacji, weryfikacji upoważnienia i obsłudze zleceń kontrahenta.
- Dokumentacja warsztatu i obowiązki podatkowe: art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki wynikające z ustawy o tachografach, rozporządzenia (UE) nr 165/2014, przepisów wykonawczych i przepisów podatkowych.
- Reklamacje i gwarancje: art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie wykonania zobowiązań umownych, lit. c w zakresie obowiązków ustawowych oraz lit. f w zakresie wyjaśnienia zgłoszenia, kontaktu z gwarantem i ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
- Bezpieczeństwo strony, dostarczenie wiadomości i przeciwdziałanie spamowi: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w zapewnieniu działającej i bezpiecznej komunikacji.
- Wyświetlenie osadzonej mapy Google: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej — Twoja dobrowolna zgoda udzielona przed uruchomieniem mapy.
Wysłanie zapytania lub reklamacji nie oznacza zgody na marketing. Do obsługi tych spraw nie wymagamy odrębnej zgody na przetwarzanie danych, jeżeli podstawą jest umowa, obowiązek prawny lub uzasadniony interes.
4. Okresy przechowywania
Dokumentację serwisową przechowujemy na papierze i lokalnym komputerze. Wiadomości e-mail i kopie przesyłane formularzem są przetwarzane również przez dostawców opisanych poniżej.
| Rodzaj danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dokumentacja czynności objętych zezwoleniem | 4 lata od wykonania czynności. Protokoły przeglądów objęte art. 18 ust. 7 pkt 2 ustawy o tachografach — 4 lata od sporządzenia. Dane o użyciu karty warsztatowej — 4 lata od jej użycia. |
| Dane pobrane z tachografu w ramach obowiązków warsztatu | Do przekazania uprawnionemu podmiotowi wykonującemu przewozy, nie dłużej niż 12 miesięcy od pobrania, zgodnie z art. 18 ust. 5 ustawy o tachografach. Nie jest to okres przechowywania dokumentacji kalibracji. |
| Dokumenty podatkowe i rozliczeniowe | Do upływu właściwego obowiązku archiwizacji, zasadniczo do przedawnienia zobowiązania podatkowego: 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Okres może się wydłużyć, np. przy zawieszeniu lub przerwaniu przedawnienia. |
| Zwykłe zapytania i korespondencja | Do zakończenia sprawy. Jeżeli korespondencja dokumentuje zlecenie, rozliczenie lub spór, tylko potrzebną część zachowujemy przez okres właściwy dla tej sprawy. |
| Reklamacje i dowody dotyczące roszczeń | Przez czas obsługi sprawy i okres przedawnienia związanych z nią roszczeń; w razie postępowania — do jego prawomocnego zakończenia i rozliczenia lub wykonania rozstrzygnięcia. Termin zależy od rodzaju umowy i roszczenia. |
| Kopie formularza w Web3Forms | Według polityki dostawcy maksymalnie 3 lata od zgłoszenia, chyba że zostaną usunięte wcześniej. Usunięcie wiadomości z Gmaila nie usuwa automatycznie kopii u tego dostawcy. |
| Dane techniczne strony | Przez czas potrzebny dostawcom infrastruktury do obsługi połączenia, zapewnienia bezpieczeństwa i wyjaśnienia incydentów, zgodnie z zasadami wskazanymi w ich politykach prywatności. |
Podstawy szczególnych okresów: art. 18 ustawy o tachografach, art. 70 i 86 Ordynacji podatkowej oraz polityka Web3Forms.
5. Odbiorcy danych
W zakresie potrzebnym do załatwienia sprawy dane mogą otrzymać: dostawcy usług IT i poczty, obsługi księgowej, prawnej i windykacyjnej, banki i operatorzy płatności, przewoźnicy przesyłek oraz producenci, dystrybutorzy i serwisy uczestniczące w diagnostyce lub reklamacji. Nie każda sprawa wymaga udostępnienia wszystkim tym kategoriom.
Przy zgłoszeniu gwarancyjnym przekazujemy właściwemu gwarantowi lub jego serwisowi informacje potrzebne do identyfikacji transakcji, urządzenia i usterki oraz kontaktu w sprawie. W zależności od swojej roli odbiorca działa na zlecenie SCT albo jako odrębny administrator, np. realizujący własne zobowiązania gwarancyjne.
Dane i dokumentacja są także udostępniane uprawnionym organom, w szczególności organom administracji miar, podmiotom kontroli transportu drogowego, organom podatkowym i sądom — na zasadach wynikających z prawa.
6. Formularz i dane poza EOG
Formularz wysyła podane dane do Web3Forms, usługi prowadzonej przez Web3Creative z Indii, która dostarcza zgłoszenie na skrzynkę sct.tachografy@gmail.com. Dostawcą Gmaila jest Google Ireland Limited. Strona nie prowadzi własnej bazy zgłoszeń.
Web3Forms przetwarza treść zgłoszenia i dane techniczne, korzystając z dostawców infrastruktury i ochrony antyspamowej. Jego umowa przetwarzania danych (DPA) opisuje te podmioty i standardowe klauzule umowne dla przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
Ta wersja strony jest udostępniana przez OpenAI Sites z infrastrukturą Cloudflare. Dostawcy hostingu przetwarzają dane połączeń i bezpieczeństwa. Przy dostępie wymagającym logowania operator platformy przetwarza również dane konta na własnych zasadach.
Korzystanie z wymienionych usług może wiązać się z przetwarzaniem danych poza EOG, w tym w Indiach i USA. Web3Forms wskazuje standardowe klauzule umowne. Google, OpenAI, Cloudflare i WhatsApp opisują w swoich dokumentach właściwe mechanizmy transferu: decyzje o odpowiednim stopniu ochrony lub standardowe klauzule umowne, zależnie od transferu. Informacje o zabezpieczeniach i sposobie uzyskania ich kopii znajdziesz pod poniższymi odnośnikami; możesz też zwrócić się do SCT.
7. Mapa, cookies i odnośniki
Osadzona mapa Google jest domyślnie wyłączona. Dopiero przycisk „Zgadzam się — pokaż mapę” uruchamia połączenie z Google, które otrzymuje adres IP i dane przeglądarki oraz może zapisywać lub odczytywać cookies do działania mapy i celów opisanych w swojej polityce. Zgoda dotyczy bieżącej wizyty i nie jest zapamiętywana po ponownym wczytaniu strony.
Przyciskiem „Cofnij zgodę i ukryj mapę” możesz zatrzymać dalsze ładowanie osadzonej mapy. Cofnięcie zgody nie zmienia zgodności z prawem wcześniejszego przetwarzania i nie usuwa automatycznie cookies już zapisanych przez Google; można je usunąć w ustawieniach przeglądarki. Adres serwisu pozostaje widoczny również bez zgody.
Strona SCT nie zawiera własnych narzędzi reklamy ani analityki marketingowej. Platforma udostępniająca stronę i jej zabezpieczenia mogą używać technologii potrzebnych do działania, bezpieczeństwa i logowania. Ich zasady opisują polityki OpenAI i Cloudflare. Ustawienia i usuwanie cookies są dostępne w przeglądarce; blokada niezbędnych plików może utrudnić dostęp do strony.
Odnośniki do Google Maps i WhatsApp otwierają usługi zewnętrzne dopiero po ich wybraniu. Po przejściu do nich obowiązują również zasady danego dostawcy. Dane rozmowy podjętej z SCT służą obsłudze Twojej sprawy.
8. Twoje prawa
Możesz żądać dostępu do danych, ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania — w przypadkach przewidzianych przez RODO. Prawo do przenoszenia obejmuje dane dostarczone przez Ciebie, przetwarzane w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy.
Wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Gdy podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Obowiązek przechowywania dokumentacji wynikający z prawa lub potrzeba ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń może uzasadniać dalsze przechowywanie określonych danych mimo żądania ich usunięcia.
Żądania możesz kierować na podany wyżej adres e-mail lub korespondencyjny, do każdego ze wspólników. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Jeżeli sprawa wymaga przedłużenia o maksymalnie dwa kolejne miesiące, w pierwszym miesiącu podamy przyczynę. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości.
Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobie wniesienia skargi: UODO — dla obywatela.
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływają.
9. Podanie danych i zakres informacji
Podanie danych przy zapytaniu jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych i opisu sprawy możemy nie móc odpowiedzieć. W formularzu wymagamy nazwy firmy lub imienia, adresu e-mail, tematu i wiadomości; telefon i dane pojazdu są opcjonalne. Dane wymagane do wystawienia dokumentu podatkowego lub sporządzenia obowiązkowej dokumentacji warsztatowej wynikają z prawa; ich brak może uniemożliwić wykonanie usługi lub wystawienie dokumentu.
W reklamacji podaj w miarę możliwości dane pozwalające rozpoznać zakup, urządzenie i usterkę. Przez formularz nie przesyłaj numeru PESEL, skanów dokumentów tożsamości ani danych z kart kierowców i plików DDD. Sposób przekazania danych niezbędnych do prac warsztatowych uzgodnij z serwisem.
SCT nie prowadzi własnego monitoringu wizyjnego. Ta informacja nie obejmuje ewidencji i rozliczania czasu pracy kierowców na zlecenie firm przewozowych, stałej obsługi danych flotowych ani przetwarzania wykonywanego w imieniu klienta na podstawie odrębnego powierzenia. Nie zastępuje umowy powierzenia dla takich usług.
Informację opracowano na podstawie art. 13 i 14 RODO. Zmiany sposobu kontaktu, dostawców lub zakresu usług wymagają odpowiedniej aktualizacji informacji.